Laatste wijziging op: 4 januari 2024

1. Algemeen Reglement

Dit reglement is van toepassing binnen Shadowzone Gaming, en activiteiten georganiseerd door, met en verwant aan Shadowzone Gaming.en, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.

1.1. Algemene regels

Het bestuur en de verantwoordelijke commissies beslissen op punten waar dit Reglement tekort schiet. Dit dient te allen tijde opgevolgd te worden.
Iedereen mag gebruik maken van onze openbare servers zolang dit Reglement wordt nageleefd. Gebruikers die geen lid of SZG+ zijn, mogen bij het verbreken van de regels direct toegang ontzegd worden tot de servers en diensten van Shadowzone Gaming. Bij leden en SZG+ dient de overweging te allen tijde door het bestuur gemaakt te worden.
Het gebruik van de informatie op de servers van Shadowzone Gaming is gratis zolang u deze informatie niet kopieert, verspreidt of op een andere manier gebruikt of misbruikt. U mag de informatie op deze servers alleen hergebruiken volgens de regelingen van het dwingend recht.
Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Shadowzone Gaming is het niet toegestaan tekst, fotomateriaal of andere materialen verkregen via Shadowzone Gaming her te gebruiken. Het intellectueel eigendom berust bij Shadowzone Gaming.
Shadowzone Gaming streeft naar zo actueel mogelijke servers. Mocht ondanks deze inspanningen de informatie van of de inhoud op deze communicatiemiddelen onvolledig en of onjuist zijn, dan kunnen wij daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.
De informatie en/of producten binnen onze vereniging worden aangeboden zonder enige vorm van garantie en of aanspraak op juistheid. Wij behouden ons het recht voor om deze materialen te wijzigen, te verwijderen of opnieuw te plaatsen zonder enige voorafgaande mededeling. Shadowzone Gaming aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige informatie die op onze communicatiemiddelen staan waar wij via hyperlinks naar verwijzen.
Om gebruik te kunnen maken van de servers en diensten van Shadowzone Gaming is het vereist om vanaf de dag van toetreden minimaal 16 jaar te zijn. Ter controle kan er om een legitimatiebewijs gevraagd worden. Het bestuur kan uitzonderingen maken op de minimale leeftijd indien de persoon jonger dan 16 jaar een volwassen mentaliteit en houding uitstraalt die passend is binnen de vereniging.
Het misbruiken van de permissies die u hebt vanwege de positie die u uitoefent binnen Shadowzone Gaming zal leiden tot een directe inname van die permissies en de functie die u uitoefent met eventueel aanvullende consequenties. Bij verenigingsleden kan dit leiden tot een ontzetting. Hiervan dient het bestuur u schriftelijk op de hoogte te brengen.

1.2. Gedragsregels

We verwachten een respectvolle houding naar elkaar toe. Binnen Shadowzone Gaming is er geen plek voor haat, discriminatie of racisme.
Aanstootgevend taalgebruik (bijvoorbeeld schelden met ‘kanker’) en aanstootgevende content delen is niet toegestaan.
U dient uzelf representatief te gedragen in servers en games. Hieronder vallen ook duidelijke en representatieve gebruikersnamen en profielfoto's.
Het kan een keer voorkomen dat het spel niet gaat zoals gewenst. Gezelligheid staat bij ons bovenaan en iemand mag dus niet afgerekend worden op zijn/haar vaardigheden in games.
Het promoten of verheerlijken van illegale content, drugs, wapens of overmatig drankgebruik is niet toegestaan.
Reclame uitingen van welke soort dan ook, waarvoor geen toestemming is verleend door het bestuur, zijn niet toegestaan.
Om communicatie via Discord soepel te laten verlopen, verwachten we een goed werkende headset en microfoon.

1.3. Betalingen

Voor de prijzen die wij voor onze diensten rekenen, geldt dat wij streven naar een zo zorgvuldig mogelijke weergave van de realiteit en de bedoelde prijzen. Fouten die daarbij ontstaan en herkenbaar zijn als programmeer- dan wel typefouten, vormen nooit een aanleiding om een contract dan wel overeenkomst met Shadowzone Gaming te mogen claimen of te veronderstellen.
Zodra een betaling aan Shadowzone Gaming heeft plaatsgevonden heeft u geen recht op terugbetaling van het betaalde bedrag. Dit kan alleen in overeenstemming met het bestuur. Dit geldt niet voor Events, hiervoor gelden aangepaste annuleringsvoorwaarden die omschreven zijn in het Event Reglement.
Aan donaties vallen geen rechten te ontlenen. Shadowzone Gaming mag de voorwaarden aanpassen en de voordelen gekoppeld aan de donatie wijzigen.

1.4. SZG+

SZG+ is een vorm van donateur en wordt daarom ook wel donateur of begunstigde genoemd.

Om aan de eisen om SZG+ te worden te voldoen moet u:

Een minimale donatie doen van 10 euro per jaar;
of
de hoofd Discord server minimaal één maand boosten (in dit geval geldt SZG+ zolang het boosten voortduurt);
betrokken zijn bij de vereniging en een aantal leden hebben leren kennen;
en schriftelijk toegelaten worden door het bestuur.

De eisen om SZG+ te worden gelden als hoofdzakelijke richtlijnen waar het bestuur van af mag wijken.
Het bestuur kan besluiten SZG+ in te trekken zodra een SZG'er in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
De financiële voordelen gekoppeld aan SZG+ zijn alleen geldig voor SZG+'ers die de jaarlijkse minimale bijdrage van tien euro hebben betaald.
Bij het verlopen, opzeggen of intrekken van SZG+ zijn alle daaraan gekoppelde voordelen niet meer geldig. Er geldt geen recht op compensatie.
Zodra een SZG+'er de hoofd Discord server van Shadowzone Gaming (Discord server ID: 331058477541621774) verlaat, wordt dit gezien als het opzeggen van SZG+ waarmee alle rechten van SZG+ per direct vervallen.
Indien SZG+ niet voor 1 januari van het nieuwe jaar is opgezegd wordt het automatisch verlengd voor het nieuwe jaar en gaat de betreffende persoon een betalingsverplichting aan.

1.5. Lidmaatschap

Om aan de eisen om lid te worden te voldoen moet u:

25 euro per jaar aan contributie betalen;

Er geldt een korting van 5 euro voor iedereen die nieuw lid wordt, betaald met automatisch incasso of de contributie betaald heeft voor 1 februari van het nieuwe verenigingsjaar.

momenteel SZG+ zijn;
betrokken zijn bij de vereniging en een aantal leden hebben leren kennen;
aanwezig zijn geweest bij één of meerdere fysieke activiteiten georganiseerd door Shadowzone Gaming
of
een actieve rol spelen in de organisatie van Shadowzone Gaming;
actief zijn in de voice kanalen van de Discord server van Shadowzone Gaming;
en schriftelijk toegelaten worden door het bestuur.

De eisen om lid te worden gelden als hoofdzakelijke richtlijnen waar het bestuur van af mag wijken.
De rechten van leden zijn de rechten benoemd in dit Reglement, de Statuten en het Nederlands Burgerlijk Wetboek rondom het uitoefenen van het verenigingslidmaatschap.
Indien een lid niet aan de betalingsverplichting heeft voldaan 14 dagen na de tweede betalingsherinnering, kan het bestuur overgaan tot schorsing van het lid. Indien het lid niet binnen 14 dagen na het ingaan van deze schorsing alsnog de betaling voldoet, kan het bestuur overgaan tot ontzetting.
Het bestuur kan als minder vergaande maatregel op Artikel 7.1d van de Statuten een tijdelijke schorsing opleggen. Deze schorsing kan maximaal één maand duren en gaat in op het moment van kennisgeving.

1.6. Bestuur

Het bestuur bestaat uit vijf bestuurders. Indien er posities vrij zijn of het bestuur besluit uit te breiden, dan kondigt het bestuur bij oproeping van de Ledenvergadering aan hoeveel plekken er beschikbaar zijn. Alleen als er een open positie is, die ook aangekondigd is op een plek waar ieder lid de mogelijkheid heeft het te kunnen lezen, kunnen er bindende voordrachten gedaan worden.
De Ledenvergadering kan met een meerderheid van de aanwezige stemmen het aantal open posities voor het bestuur aanpassen. Echter moet dit besluit genomen zijn voor de stemming over de benoeming van nieuwe bestuurders.

1.7. Commissies

Commissies voeren onder verantwoordelijkheid van het bestuur of de algemene vergadering bepaalde taken uit in de organisatie van de vereniging.
De besluitvorming in een commissie komt tot stand met een meerderheid van de stemmen van de commissieleden, waarbij ieder commissielid één stem heeft.
Alles wat binnen een commissie besproken wordt is vertrouwelijk. Naar buiten toe wordt alleen hetgeen gecommuniceerd wat onderling afgesproken is. Meningsverschillen of conflicten worden alleen besproken binnen de commissie of met bestuurders, maar niet daarbuiten.
Binnen commissies kan het bestuur in de volgende gevallen ingrijpen:

bij handelingen in strijd met de wet, dit Reglement, de Statuten of het Privacybeleid;
bij imagoschade van de vereniging;
bij handelingen die tegen de richtlijnen van andere secties ingaan.

De sectieleden zijn niet bevoegd om:

regels te stellen die in strijd zijn met de wet, dit Reglement, de Statuten of het Privacybeleid;
beslissingen te nemen die uitsluiting van SZG+'ers en/of verenigingsleden tot gevolg hebben;
andere beslissingen te nemen dan die nodig zijn om hun taak uit te oefenen;
financiële transacties te doen of af te nemen in naam van de vereniging.

Sectie Social Media is belast met

het actief houden van de social media kanalen van de vereniging;
het onderhouden van de website.

Sectie Events is belast met

de organisatie van evenementen.

Sectie ICT is belast met

het onderhouden van de servers.

Sectie Games is belast met

de organisatie van online activiteiten;
het opzetten en onderhouden van game servers.

1.8. Servers

Hacken, cheaten of het gebruik van illegale software is niet toegestaan en kan leiden tot een verwijdering uit Shadowzone Gaming. Daarnaast kan er een melding met bijgevoegd rapport verstuurd worden naar een betrokken organisatie of instantie.
Het misbruiken van fouten (zogenoemde bug abuse) in servers van Shadowzone Gaming is ten strengste verboden. Bugs dienen te worden aangegeven.
Het is niet toegestaan om een verbanning van een van onze servers proberen te omzeilen.
Zodra u virtuele items ontvangt na een betaling of door progressie in een van onze servers, biedt dat geen garanties voor de toekomst. Shadowzone Gaming is niet aansprakelijk voor wat u met deze items doet, verlies van deze spullen door technische problemen of fouten of voor het innemen van deze items na overtreding van de regels. Aanpassingen in de server kunnen gevolgen hebben voor deze virtuele items, die u hierdoor kunt verliezen. De verkregen virtuele items hebben geen monetaire waarde.

1.9. Vergoedingen

Bestuursleden zijn geen contributie aan de vereniging verschuldigd.

1.10. Geheimhouding

Er geldt een geheimhoudingsplicht voor alle bijzonderheden die u bij uw inzet voor de vereniging over de vereniging, leden en andere relaties van de vereniging te weten ben gekomen. Het is verboden deze informatie op welke manier dan ook direct of indirect met derden te delen.
Het gaat bij het bepaalde in lid 1 over informatie waarvan u het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Dit geldt in elk geval, maar niet uitsluitend, voor persoonsgegevens en verkregen informatie die (nog) niet publiekelijk is.
Deze geheimhouding geldt zowel tijdens als na afloop van uw inzet voor de vereniging.
Bij het ter beschikking krijgen van vertrouwelijke gegevens bent u individueel verantwoordelijk voor het veilig bewaren van die gegevens. U dient hier verantwoordelijk mee om te gaan en bent verplicht hier minimaal net zo veilig mee om te gaan als dat u omgaat met uw eigen gegevens.
Bij het einde van uw actieve inzet voor de vereniging bent u verplicht alle eigendommen, correspondentie, aantekeningen, tekeningen, (elektronische) informatiedragers en andere zaken die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging in te leveren bij het bestuur van de vereniging. Ook alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging bent u verplicht op dat moment over te dragen aan het bestuur van de vereniging. Na overdracht dienen deze gegevens definitief en niet-traceerbaar verwijderd te worden.
Bij overtreding van het betreffende in dit Artikel en/of een aanvullende geheimhoudingsverklaring zal de vereniging de inzet van de desbetreffende persoon met onmiddellijke ingang beëindigen. Bij leden leidt dit tot een schorsing waarop het bestuur kan overgaan tot ontzetting. Daarnaast kan de persoon die dit Artikel overtreedt aansprakelijk worden gesteld voor de door schade gemaakte kosten.

1.11. Streamen

Met streamen bedoelen we onder dit Artikel het livestreamen op externe platformen zoals Twitch of YouTube.
Voor het livestreamen vanuit een van de voice kanalen van de Shadowzone Gaming Discord server dient de streamer de mensen in het kanaal op de hoogte te brengen hiervan en toestemming te krijgen van de deelnemers van het kanaal. Ook moet duidelijk worden gemaakt aan iedereen die mogelijk het kanaal kan joinen dat er een livestream bezig is. Dit kan bijvoorbeeld door de voice status te wijzigen.
Om een stream te kunnen promoten binnen Shadowzone Gaming moet Shadowzone Gaming te benoemen in de beschrijving met een linkje naar onze website en Discord server. Ook moet de Discord link van onze server minimaal ieder kwartier gepost worden in de chat van de livestream. Het bestuur kan per streamer andere/aanvullende voorwaarden stellen.
Bij deelname aan een van onze voice kanalen tijdens het livestreamen moet de streamer voldoen aan Lid 3 van dit Artikel zodra diegene op het kanaal waarop gestreamed verwijzingen maakt naar andere community's, servers of organisaties.
Als Shadowzone Gaming ergens benoemt of naar verwezen wordt dan dient zich aan dit Reglement gehouden te worden.

1.12. Privacy

Uw privacy wordt gewaarborgd zoals omschreven in ons Privacybeleid.
Het is nadrukkelijk niet toegestaan om persoonsgegevens of beeldmateriaal die verkregen is via Shadowzone Gaming te delen met derden zonder toestemming. Hieronder vallen ook het opgeslagen beeldmateriaal in de Google Drive omgeving en onderling verstuurde berichten.
Bij deelname aan de groepsfoto's op events gaat u automatisch akkoord dat Shadowzone Gaming deze groepsfoto's mag opslaan en publiceren.

2. Events Reglement

Events zijn de door Shadowzone Gaming georganiseerde of aan Shadowzone Gaming gerelateerde activiteiten.

2.1. Algemeen

Bij aanmelding voor een event gaat u automatisch akkoord met het Reglement.
Bij het verbreken van één of meerdere regels tijdens of buiten een event of het niet opvolgen van de aanwijzingen van een van de bestuurders of verantwoordelijke commissieleden, kan per direct uw toegang worden ontzegd van het event en de locatie waar het event plaatsvindt. Dit kan gepaard gaan met een uitsluiting van toekomstige events. Er vindt in deze gevallen geen compensatie voor gedane betalingen plaats.
Deelname aan events geschiedt op eigen risico.
Er kan bij aanmelding om een legitimatiebewijs gevraagd worden om te controleren of de deelnemer de juiste leeftijd hebt om deel te mogen nemen aan een activiteit.
Geschorste leden hebben geen toegang tot Events.
Iemand die geen lid is kan toegang tot toekomstige events worden ontzegd indien diegene in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.

2.2. Gedragsregels

Bij diefstal of vernieling zullen we een melding maken bij de politie en zal dit leiden tot een directe verwijdering uit Shadowzone Gaming.
Het gebruik van wiet is alleen toegestaan binnen de regels van de Nederlandse wet en aanvullende voorwaarden die per event worden vastgesteld. Verder is het gebruik van en/of handelen in (illegale) drugs tijdens events ten strengste verboden. Overtreding hiervan zal leiden tot een directe verwijdering uit Shadowzone Gaming.
Overmatig gebruik van alcoholische drank (en het daarmee van last zijn van anderen) is niet toegestaan. Daarnaast dienen zelf meegenomen alcoholische dranken op een door het bestuur aangewezen plek neergezet te worden en daar ook te blijven.
Elke vorm van fysiek of mentaal geweld keuren we ten strengste af en kan leiden tot een verwijdering uit Shadowzone Gaming.
Het is onder geen enkele voorwaarde toegestaan om aan de (netwerk)apparatuur van Shadowzone Gaming of derden te zitten zonder expliciete toestemming van het bestuur of de eigenaar van de desbetreffende apparatuur.
Hacken, cheaten of het gebruik van illegale software is niet toegestaan.
Het veroorzaken van te veel geluidsoverlast kan tot inbeslagname van de betreffende geluidsapparatuur leiden.
Roken is alleen toegestaan op de door het bestuur aangewezen plekken. Deze rookplekken zullen nooit binnen zijn en dus altijd buiten.
We zijn met zijn allen verantwoordelijk voor het schoon en netjes achterlaten van de locatie. Dat betekent dat we dus met zijn allen opruimen en alles zo schoon mogelijk houden.

2.3. Aanmeldingen

Indien er meer inschrijvingen dan plekken zijn bij events geldt een prioriteitssysteem. Dit betekent dat leden eerste prioriteit hebben op een plek, SZG+'ers tweede prioriteit en de rest derde prioriteit. Dit prioriteitssysteem geldt tot maximaal één maand voor het event plaatsvindt. Het bestuur kan per event uitzonderingen en aanvullingen stellen op dit prioriteitssysteem.
Voor het verrekenen van de korting op events voor leden en SZG+'ers wordt de status van de persoon op het moment van aanmelden gehanteerd.

2.4. Betalingen

Betalingen voor events gaan digitaal via betaalverzoeken. Het dus niet mogelijk om contant of ter plaatse te betalen. Tenzij anders aangegeven door het bestuur.
Een inschrijving is pas compleet na betaling. Zolang er niet betaald is voor het event vallen er geen rechten te ontlenen aan het invullen van het aanmeldingsformulier.
Tot een maand voor een event is het mogelijk om gratis te annuleren. Bij annuleren binnen één maand voor een event heeft u geen recht op (volledige) teruggave van geld, tenzij anders gecommuniceerd door het bestuur.

2.5. LAN-party's

Shadowzone Gaming stelt bij LAN-party’s één stopcontact en één ethernetaansluiting (inclusief ethernetkabel) per persoon beschikbaar. Zorg dus zelf voor een stekkerdoos.
Om het netwerk niet te overbelasten is het niet de bedoeling om spellen te gaan downloaden tijdens de LAN-party. Doe dit van tevoren thuis.
Iedere deelnemer mag maximaal één beeldscherm meenemen naar het event.
U mag er niet op rekenen dat er een draadloos netwerk aanwezig is. Zorg er dan ook voor dat u geen draadloos wifi nodig heeft.
De stroomvoorziening is gebaseerd op één pc per persoon. Dat houdt in dat aanvullende apparatuur die stroom verbruikt niet toegestaan is indien het bestuur hier geen toestemming voor gegeven heeft.