Laatste wijziging op: 2 mei 2025

1. Algemeen Reglement


Dit reglement is van toepassing binnen Shadowzone Gaming, en activiteiten georganiseerd door, met en verwant aan Shadowzone Gaming.

1.1. Algemene regels

  1. In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Deze beslissingen zijn bindend.
  2. Onze openbare servers zijn toegankelijk voor iedereen, mits dit Reglement wordt nageleefd. Bij overtreding van de regels kunnen gebruikers die geen lid of SZG+ zijn, direct de toegang tot servers en diensten van Shadowzone Gaming worden ontzegd. Leden en SZG+ kunnen alleen na een besluit van het bestuur de toegang worden ontzegd.
  3. Het gebruik van de informatie op de servers van Shadowzone Gaming is gratis zolang je deze informatie niet kopieert, verspreidt of op een andere manier gebruikt of misbruikt. Je mag de informatie op deze servers alleen hergebruiken volgens de regelingen van het dwingend recht.
  4. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Shadowzone Gaming is het niet toegestaan tekst, fotomateriaal of andere materialen verkregen via Shadowzone Gaming her te gebruiken. Het intellectueel eigendom berust bij Shadowzone Gaming.
  5. Shadowzone Gaming streeft ernaar haar servers zo actueel mogelijk te houden. Mocht ondanks deze inspanningen de informatie van of de inhoud op deze communicatiemiddelen onvolledig en of onjuist zijn, dan kunnen wij daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.
  6. Informatie en producten worden aangeboden zonder enige garantie of aanspraak op juistheid. Shadowzone Gaming behoudt zich het recht voor deze materialen zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen, te verwijderen of opnieuw te plaatsen. Shadowzone Gaming is niet aansprakelijk voor informatie op communicatiemiddelen waarnaar via hyperlinks wordt verwezen.
  7. Voor het gebruik van de servers en diensten van Shadowzone Gaming moet je minimaal 16 jaar oud zijn. Bij toetreding kan om een legitimatiebewijs worden gevraagd. Het bestuur kan een uitzondering maken op de minimumleeftijd als de betrokkene blijk geeft van een volwassen mentaliteit en houding die passend is binnen de vereniging.
  8. Misbruik van bevoegdheden verbonden aan een functie binnen Shadowzone Gaming leidt tot onmiddellijke intrekking van deze bevoegdheden en de functie. Voor verenigingsleden kan dit leiden tot ontzetting. Het bestuur stelt de betrokkene schriftelijk op de hoogte.

1.2. Gedragsregels

  1. Binnen Shadowzone Gaming is een respectvolle houding vereist. Haat, discriminatie en racisme worden niet getolereerd.
  2. Aanstootgevend taalgebruik, zoals schelden met 'kanker', en het delen van aanstootgevende content, is niet toegestaan.
  3. In servers en games wordt representatief gedrag verwacht, waaronder het gebruik van duidelijke en representatieve gebruikersnamen en profielfoto's.
  4. Een ongunstig spelverloop mag de gezelligheid niet belemmeren. Niemand mag worden beoordeeld op zijn of haar spelvaardigheden.
  5. Het promoten of verheerlijken van illegale content, drugs, wapens of overmatig alcoholgebruik is verboden.
  6. Reclame-uitingen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur zijn niet toegestaan.
  7. Voor een goede communicatie via Discord is een goed werkende headset en microfoon vereist.

1.3. Betalingen

  1. Voor de prijzen die wij voor onze diensten rekenen, geldt dat wij streven naar een zo zorgvuldig mogelijke weergave van de realiteit en de bedoelde prijzen. Fouten die daarbij ontstaan en herkenbaar zijn als programmeer- dan wel typefouten, vormen nooit een aanleiding om een contract dan wel overeenkomst met Shadowzone Gaming te mogen claimen of te veronderstellen.
  2. Na betaling aan Shadowzone Gaming bestaat geen recht op terugbetaling, tenzij anders overeengekomen met het bestuur. Voor Events gelden afwijkende annuleringsvoorwaarden, zoals beschreven in het Event Reglement.
  3. Aan donaties kunnen geen rechten worden ontleend. Shadowzone Gaming behoudt zich het recht voor de voorwaarden en voordelen verbonden aan donaties te wijzigen.

1.4. SZG+

  • SZG+ is een vorm van donateurschap, ook aangeduid als donateurschap of begunstiging.
    1. Om voor SZG+ in aanmerking te komen, moet je:
      1. Een minimale donatie van 10 euro per jaar doen;
        of
        de hoofd Discord server minimaal één maand boosten (in dit geval geldt SZG+ zolang het boosten voortduurt);
      2. betrokken zijn bij de vereniging en een aantal leden hebben leren kennen;
      3. en schriftelijk toegelaten worden door het bestuur.
    2. De criteria voor SZG+ gelden als richtlijnen waarvan het bestuur kan afwijken.
    3. Het bestuur kan SZG+ intrekken als een SZG+'er handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
    4. De financiële voordelen van SZG+ gelden alleen voor SZG+'ers die de jaarlijkse minimale bijdrage van tien euro hebben betaald.
    5. Bij het verlopen, opzeggen of intrekken van SZG+ vervallen alle daaraan verbonden voordelen. Er bestaat geen recht op compensatie.
    6. Het verlaten van de hoofd Discord server van Shadowzone Gaming (Discord server ID: 331058477541621774) wordt beschouwd als opzegging van SZG+, waarmee alle rechten direct vervallen.
    7. Als SZG+ niet voor 1 januari van het nieuwe jaar is opgezegd, wordt het automatisch verlengd en ontstaat een betalingsverplichting.

    1.5. Lidmaatschap

    1. Om lid te worden, moet je:
      1. 25 euro per jaar aan contributie betalen;
        1. Nieuwe leden, leden die betalen via automatische incasso, en leden die vóór 1 januari van het nieuwe verenigingsjaar betalen, ontvangen een korting van 5 euro.
      2. momenteel SZG+ zijn;
      3. betrokken zijn bij de vereniging en een aantal leden hebben leren kennen;
      4. aanwezig zijn geweest bij een of meerdere fysieke activiteiten van Shadowzone Gaming
        of
        een actieve rol spelen in de organisatie van Shadowzone Gaming;
      5. actief zijn in de spraakkanalen van de Discord server van Shadowzone Gaming;
      6. en schriftelijk toegelaten worden door het bestuur.
    2. De criteria voor het lidmaatschap gelden als richtlijnen waarvan het bestuur kan afwijken.
    3. De rechten van leden zijn vastgelegd in dit Reglement, de Statuten en het Nederlands Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het verenigingslidmaatschap.
    4. Als een lid 14 dagen na de tweede betalingsherinnering niet aan de betalingsverplichting heeft voldaan, kan het bestuur het lid schorsen. Als het lid niet binnen 14 dagen na de schorsing betaalt, kan het bestuur tot ontzetting overgaan.

    1.6. Commissies

    1. Commissies voeren onder verantwoordelijkheid van het bestuur of de algemene vergadering specifieke taken uit binnen de vereniging.
    2. De besluitvorming in een commissie komt tot stand met een meerderheid van de stemmen van de commissieleden, waarbij ieder commissielid één stem heeft.
    3. Alle besprekingen binnen een commissie zijn vertrouwelijk. Alleen overeengekomen informatie wordt extern gecommuniceerd. Meningsverschillen of conflicten worden alleen intern besproken, binnen de commissie of met bestuursleden.
    4. Het bestuur kan in de volgende gevallen ingrijpen binnen commissies:
      1. bij handelingen in strijd met de wet, dit Reglement, de Statuten of het Privacybeleid;
      2. bij handelingen die de reputatie van de vereniging schaden;
      3. bij handelingen die in strijd zijn met de richtlijnen van andere secties.
    5. Commissieleden zijn niet bevoegd om:
      1. regels te stellen die in strijd zijn met de wet, dit Reglement, de Statuten of het Privacybeleid;
      2. beslissingen te nemen die leiden tot uitsluiting van SZG+'ers en/of verenigingsleden;
      3. beslissingen te nemen die niet nodig zijn voor hun taakuitoefening;
      4. financiële transacties aan te gaan namens de vereniging.
    6. Sectie Social Media is belast met:
      1. het actief houden van de social media kanalen van de vereniging;
      2. het onderhouden van de website.
    7. Sectie Events is belast met:
      1. de organisatie van evenementen.
    8. Sectie IT is belast met:
      1. het onderhouden van de servers.
    9. Sectie Games is belast met:
      1. de organisatie van online activiteiten;
      2. het opzetten en onderhouden van game servers.

    1.7. Servers

    1. Hacken, cheaten of het gebruik van illegale software is niet toegestaan en kan leiden tot verwijdering uit Shadowzone Gaming. Er kan aangifte worden gedaan bij de betreffende instantie.
    2. HHet misbruiken van fouten (bug abuse) op servers van Shadowzone Gaming is ten strengste verboden. Bugs moeten worden gemeld.
    3. Het is niet toegestaan een verbanning van onze servers te omzeilen.
    4. Virtuele items verkregen na betaling of door progressie in onze servers bieden geen garanties voor de toekomst. Shadowzone Gaming is niet aansprakelijk voor het gebruik of verlies van deze items door technische problemen, fouten of regelovertredingen. Serveraanpassingen kunnen gevolgen hebben voor deze items, die daardoor verloren kunnen gaan. Verkregen virtuele items hebben geen monetaire waarde.

    1.8. Vergoedingen

    1. Bestuursleden zijn geen contributie verschuldigd aan de vereniging.

    1.9. Geheimhouding

    1. Geheimhouding is verplicht voor alle bijzonderheden die je te weten komt over de vereniging, leden en relaties van de vereniging tijdens je inzet voor de vereniging. Het is verboden deze informatie direct of indirect met derden te delen.
    2. Deze geheimhoudingsplicht geldt voor informatie waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs vermoed kan worden, waaronder in ieder geval, maar niet uitsluitend, persoonsgegevens en niet-openbare informatie.
    3. De geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na afloop van de inzet voor de vereniging.
    4. Bij het ontvangen van vertrouwelijke gegevens ben je individueel verantwoordelijk voor de veilige bewaring ervan. Je bent verplicht deze gegevens minimaal even veilig te behandelen als je eigen gegevens.
    5. Bij beëindiging van de actieve inzet voor de vereniging moeten alle eigendommen, correspondentie, aantekeningen, tekeningen, (elektronische) informatiedragers en andere zaken die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging worden ingeleverd bij het bestuur. Ook alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging moeten op dat moment worden overgedragen aan het bestuur. Na overdracht moeten deze gegevens definitief en ontraceerbaar worden verwijderd.
    6. Overtreding van dit Artikel en/of een aanvullende geheimhoudingsverklaring leidt tot onmiddellijke beëindiging van de inzet voor de vereniging. Voor leden kan dit leiden tot schorsing en ontzetting. De overtreder kan aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade en kosten.

    1.10. Livestreamen

    1. Onder livestreamen verstaan we in dit Artikel het livestreamen op externe platformen zoals Twitch of YouTube.
    2. Voor het livestreamen vanuit een spraakkanaal van de Shadowzone Gaming Discord server moet de streamer de aanwezigen informeren en toestemming vragen. Ook moet duidelijk worden gemaakt dat er een livestream bezig is, bijvoorbeeld door de kanaalstatus te wijzigen.
    3. Het is toegestaan een livestream te promoten binnen Shadowzone Gaming zolang de livestream plaatsvindt vanuit een van onze spraakkanalen, geen winstoogmerk heeft en niet verwijst naar andere communities, Discord servers of organisaties.
    4. Als niet aan alle voorwaarden in Lid 3 wordt voldaan, is promotie alleen toegestaan als Shadowzone Gaming wordt genoemd in de beschrijving met een link naar onze website en Discord server. De Discord link van onze server moet ook minstens elk kwartier in de livestream chat worden geplaatst. Het bestuur kan per streamer aanvullende voorwaarden stellen.
    5. Bij het benoemen of verwijzen naar Shadowzone Gaming moet dit Reglement worden nageleefd.

    1.11. Privacy

    1. Uw privacy wordt gewaarborgd zoals omschreven in ons Privacybeleid.
    2. Het is niet toegestaan persoonsgegevens of beeldmateriaal verkregen via Shadowzone Gaming zonder toestemming met derden te delen, waaronder, maar niet uitsluitend, opgeslagen beeldmateriaal in de Google Drive omgeving en onderling verstuurde berichten.
    3. Door deelname aan groepsfoto's op events ga je automatisch akkoord met opslag en publicatie van deze foto's door Shadowzone Gaming.


    2. Events Reglement

    Events zijn de door Shadowzone Gaming georganiseerde of aan Shadowzone Gaming gerelateerde activiteiten.

    2.1. Algemeen

    1. Bij aanmelding voor een event ga je automatisch akkoord met het Reglement.
    2. Bij overtreding van de regels tijdens of buiten een event, of het niet opvolgen van aanwijzingen van bestuursleden of commissieleden, kan de toegang tot het event en de locatie direct worden ontzegd. Dit kan leiden tot uitsluiting van toekomstige events, zonder compensatie van betalingen.
    3. Deelname aan events is op eigen risico. Eventlocaties zijn onbewaakt en eigendommen van deelnemers worden niet in bewaring genomen. Deelnemers zijn verantwoordelijk voor toezicht op hun eigendommen, en het meebrengen ervan is op eigen risico.
    4. Bij aanmelding kan om een legitimatiebewijs worden gevraagd om de leeftijd van de deelnemer te controleren.
    5. Geschorste leden hebben geen toegang tot Events.
    6. Personen die geen lid zijn, kan de toegang tot toekomstige events worden ontzegd indien zij handelen in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadelen.

    2.2. Gedragsregels

    1. Diefstal of vernieling wordt gemeld bij de politie en leidt tot onmiddellijke verwijdering uit Shadowzone Gaming.
    2. Het gebruik van wiet is alleen toegestaan binnen de kaders van de Nederlandse wet en aanvullende voorwaarden die per event worden vastgesteld. Het gebruik van en/of handelen in andere (illegale) drugs is ten strengste verboden en leidt tot onmiddellijke verwijdering uit Shadowzone Gaming.
    3. Overmatig gebruik van alcohol (en overlast veroorzaken) is niet toegestaan. Zelf meegebrachte alcoholische dranken moeten op een door het bestuur aangewezen plek worden geplaatst en blijven daar.
    4. Elke vorm van fysiek of mentaal geweld wordt ten strengste afgekeurd en kan leiden tot verwijdering uit Shadowzone Gaming.
    5. Het is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van het bestuur of de eigenaar aan (netwerk)apparatuur van Shadowzone Gaming of derden te zitten.
    6. Hacken, cheaten of het gebruik van illegale software is niet toegestaan.
    7. Het veroorzaken van overmatige geluidsoverlast kan leiden tot inbeslagname van de geluidsapparatuur.
    8. Roken is alleen toegestaan op de door het bestuur aangewezen plekken, die altijd buiten zijn.
    9. We zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het schoon en netjes achterlaten van de locatie. Dit betekent dat we gezamenlijk opruimen en de locatie zo schoon mogelijk houden.

    2.3. Aanmeldingen

    1. Bij overinschrijving voor events geldt een prioriteitssysteem: leden hebben eerste prioriteit, SZG+'ers tweede prioriteit en overige deelnemers derde prioriteit. Dit systeem geldt tot één maand voor het event. Het bestuur kan per event uitzonderingen en aanvullingen op dit systeem stellen.
    2. Voor kortingen op events voor leden en SZG+'ers is de status op het moment van aanmelden bepalend.

    2.4. Betalingen

    1. Betalingen voor events verlopen digitaal via betaalverzoeken. Contante betaling of betaling op locatie is niet mogelijk, tenzij anders aangegeven door het bestuur.
    2. Een inschrijving is pas compleet na betaling. Aan het invullen van het aanmeldformulier kunnen geen rechten worden ontleend zolang er niet is betaald.
    3. Annuleren is tot een maand voor een event gratis. Bij annulering binnen een maand voor een event bestaat geen recht op (volledige) terugbetaling, tenzij anders gecommuniceerd door het bestuur.

    2.5. LAN-party's

    1. Shadowzone Gaming stelt bij LAN-party's per persoon één stopcontact en één ethernetaansluiting (inclusief kabel) beschikbaar. Een stekkerdoos moet zelf worden meegebracht.
    2. Om het netwerk niet te overbelasten, is het niet de bedoeling spellen te downloaden tijdens de LAN-party. Dit moet van tevoren thuis worden gedaan.
    3. Elke deelnemer mag maximaal één beeldscherm meenemen naar het event.
    4. Er is geen garantie op de aanwezigheid van een draadloos netwerk. Zorg ervoor dat draadloos wifi niet nodig is.
    5. De stroomvoorziening is berekend op één pc per persoon. Extra stroomverbruikende apparatuur is niet toegestaan zonder toestemming van het bestuur.